休暇連絡メールの改善提案をして無駄をなくしたお話

今回は私が休暇連絡のメールの改善提案した時のお話。


休暇を取るときにチームメンバーに連絡すると思いますが、連絡をする方法って会社によって様々だと思います。例えばメールで連絡、チャットで連絡、グループウェアで連絡...etc

私の会社でも部署やチームによって連絡方法は異なりますが、私のチームでは休暇を取得する場合は基本的にメールで連絡することになっています。とはいえ特にルール化はされていなかったので私はメールを送ることはしていませんでしたがw

いちおうメールで連絡しない理由というものがありまして、休暇の予定はスケジュールに記入することになっていたので、再度メールで連絡するというのは無駄だとしか感じられなかったんですよね。スケジュール見れば確認できるのに何でわざわざメールで連絡しないといけないのか?と。

ということで私は頑なに休暇連絡メールを出さないようにしていました。

休暇連絡メールには無駄が多い

しかしチームが再編成されることとなり、再編成のタイミングで「休暇の前にはメールで連絡するように」とルール化されてしまったんです。

正直なところ従いたくはなかったのですが、ルール化されたからにはやらざるを得ません。ですがやるからには無駄な作業にはしたくない。ということでまずは普通の休暇メールの問題点を考えてみました。

書くのに案外時間がかかる

まず休暇連絡メールって大した内容を書くわけではないですが、それなりに時間がかかるんですよね。最初に件名を書いて、その後に本文(書き出し、休暇の内容、締めの言葉など)を書いて、最後に休暇の日時が間違っていないかチェックしたりなどなど。

まぁ私が休暇連絡メールを書かない一番の理由の一番がこれなんですが。たかが休みを取るだけなのに本当にめんどくさいんですよね。

間違った件名で送信してしまう

先ほど休暇連絡メールを書くのに時間がかかると書きましたが、その時間をなるべく短くするためにやるのが「他人の休暇連絡メールをコピー(返信)で書く」です。「あ~、良くやる、良くやる」と思う人も多いでしょう。

ですがこの時によくやってしまうのが「件名を変えるのを忘れてメールを送信してしまう」なんですよね。こちらも「あ~、良くやる、良くやる」と思う人は多いでしょうw

実際に休暇連絡メールを出す場合、メーラーで他人の出した休暇連絡メールを探し出して「返信」ボタンを押して内容の修正を行うと思います。そして本文の方を一生懸命修正・確認を行うのですが、本文の修正が終わると「よぉ~し、書き終わったぁー」と気を抜いてしまい、件名を修正しないまま「送信」ボタンを押してしまうんですよね。

で、「先ほどのメールは間違いでした」のような(更に無駄な)訂正メールを送る羽目になる訳です。無駄の極みです。

視認性が悪い

休暇連絡メールは書き方が人によってまちまちなので、いつ・誰が休むのかといった情報が分かりづらくなります。メールなのである程度しょうがない部分はありますが、もう少し容易に情報が取得できると良いですよね。

一覧性が低い

休暇連絡メールといっても実際はただのメールなので、他の雑多なメールと混ざってしまい誰がいつ休むのか知りたい場合に、大量のメールの中から探さなくてはいけません。それならスケジューラを見た方が早いという残念な結論になってしまいます。

よくある休暇連絡メールの例


こういった現状の問題点を改善する方法を検討してみました。

休暇連絡メールの改善案

件名のみで本文を書かない

休暇連絡のメールって件名に必要なことを書いてしまえば、本文を書く必要はないんですよね。件名に「いつ」「誰が」「終日休暇 or 午前休暇 or 午後休暇」くらいが書いてあれば十分。そもそも休暇連絡メールの目的はメンバーに自分が休むことを伝えることですからね。

本文に書かれている「お疲れ様です。~」とか「申し訳ありませんが~」みたいな定型的な文章など無駄。「いつ休むのか?」についても件名に書けば別に本文に書く必要はありません。


本文を書かないことで1つ目の「書くのに時間がかかる」という問題点が改善できるのですが、更に2つ目の「間違った件名のまま送信してしまう」という問題も解決することができます。

件名を間違って送信して理由として、別の人のメールをコピーするからということもありますが、実は情報を記載する場所が2箇所あるからという理由の方が大きいです。

情報を書く場所が複数ある場合、全ての記載箇所に注意を払わないといけませんが、書く場所を件名のみにすることで注意を払わないといけない箇所を最小限に留めることができるというわけです。

件名のフォーマットを決める

休暇連絡メールを送る際のもう一つのルールとして、件名に書く内容に対してフォーマットを決めました。具体的には以下のような形式です。

【勤怠】 yy/mm/dd [名前] [休暇種別]

まず休暇連絡メールの件名のフォーマットを統一することで、先ほど問題として挙げた「視認性が悪い」という点が解消できます。

以下の比較画像を見てもらえば分かりますが、フォーマット統一前は人によって書く内容がバラバラなので「誰がいつ休むのか?」が読み取りにくいですが、フォーマットを統一することで「誰がいつ休むのか?」が必ず書かれている上に、情報の書かれている順番が決まっているので内容が読み取りやすくなっています

フォーマットを統一することで内容が読み取りやすくなる


また先ほど提示したフォーマットでは一番最初に「【勤怠】」という固定文字列にすることで、メーラーでのフィルタの設定をしやすくしています。フィルタを使って休暇連絡メールを1つのフォルダにまとめることで、休暇連絡の情報についてはそのフォルダを見るだけで確認できるようになります。

件名の頭に固定文字列を指定することでフィルタしやすくなる


更に「【 勤怠 】」という固定文字列の直後に日付を指定することで、フォルダ内でのソートが容易にできるようにしています。ソートができるようにしておくと、特定の日付にメンバーの誰が休むのか?が確認しやすくなります

改善した結果がこちら!

これらの問題を改善した結果、休暇連絡メールはこのようになりました。

無駄のない休暇連絡メールの完成!

今回の休暇連絡メール改善案の利点をまとめるとこんな感じになります。

  • 1フォルダに休暇連絡メールがまとまる。 ※フィルタによる振り分け設定が必要
  • メールの件名を見るだけで休暇情報が確認できる。
  • 件名のフォーマットが決まっているので情報が読み取りやすい。
  • 本文を書かないのでメールの作成時間を短縮できる。
  • 情報を記載する場所が1箇所(件名のみ)なので記載ミスが少なくなる。
  • 件名をソートすることにより日付ごとの休暇情報がまとめ易くなる。

上司やメンバーからも好評

今回書いた問題点を伝えて改善案を上司に伝えたところ、改善案を採用してもらえることになりました。私の上司は業務改善に前向きな人なので特に抵抗もなくあっさり受け入れてもらえました。

またチーム内のメンバーからも非常に好意的な評価をもらうことができました。

案外身近なところに改善できることはある

業務改善というと「何かツールを導入しよう!」みたいな大掛かりな話になりがちですが、既存のツールの使い方を工夫するだけで改善できる事もあります。

特に昨今ではメールが悪し様に言われることが多いですが、使い方によっては有効に使うことができます。今回のような後から情報を探すような休暇連絡などについていえば、チャットなどよりも情報は探しやすいんですよね。


休暇連絡をメールでやっていて「ちょっと面倒だな~」と思う人は今回の話を参考にしてみてはどうですかね。