【使える資料を作成する!】資料作成時に押さえておくべき3つのポイント

仕事で資料を作ることがあると思いますが、資料作成って難しいですよね。

私も仕事で資料を作ることが結構ありますが、まだまだ胸を張って「得意です!」といえるようなレベルではありません。

ですが、良い資料を作成する際のポイントについてはある程度見えてきました。

そこで今回は、資料を作成する際に読みやすい資料を作るための最低限のポイントについて書いていきたいと思います。

誰に何を伝えるための資料なのか?

資料を作成する場合は、まず誰が読むのかを考える必要があります。理由は資料を読む相手によって持っている知識が違うからです。

例えば技術的な用語をふんだんに使った資料は、「エンジニアでない人」にとっては読むことが困難になります。逆に各技術用語についての詳細な説明を大量に盛り込んだ資料だと、「エンジニア」にとっては冗長で読みにくいものになってしまいます。


また、その人に何を伝えるのか(目的)も考えることも重要です。なぜなら設定した目的によって資料の構成が変わるためです。

例えば何かの報告するための資料であれば事実を書くだけ良いのですが、予算をとるためのプレゼンテーション用の資料であれば、承認が得られるような流れと結論にする必要があります。


少々硬い表現になってしまいましたが、簡単に言えば「どのように作ったら読みやすいかな~」「何が知りたいのかな~」のように、相手のことを考えて作ると良いという事です。

資料をどのような構成にするか?

「誰に何を伝える資料なのか?」が決まったら、資料全体の構成を考えます。

「構成を考える」というと難しそうに聞こえますが、要は目次を作成すると考えればOKです。


例えば、私が過去に作成した「データベース構造の問題点について」の資料は下記のような構成にしました。
※この資料の目的は「上司にデータベース構造の問題点を伝えて、データベース構造の変更に対して了承を得る」ことです。

  • 現在のデータベースの構造
  • 現在のデータベースの構造で発生する問題
  • 問題を解決するための方法
  • 新しいデータベースの構造案
  • 新しいデータベースに移行する場合の問題点
  • まとめ

全体構成を考えておくことで資料全体の流れを俯瞰することができ、「資料を書いてるうちに何が言いたいか分からなくなってしまった」という事が防げます。

ちなみに作っている最中に「これも書いた方がわかりやすい」「これは不要だな」といった項目が出てきた場合は、構成を変えてしまっても問題ありません。ただし構成を変更した場合は、全体として整合性が取れているかを再度見直した方が良いです

1ページに情報を詰め込みすぎない

構成が決まったら各項目に肉付けするような形で資料を作成していきます。その際には1ページに情報を詰め込みすぎないように注意しましょう。

1ページに大量の情報が入っていると、読む人はページを「読む」だけでなく「解読する」という処理が必要になってしまい、とても読みにくい資料になってしまいます。

1ページが書き終わったら一度見直しを行い、「1ページが複雑になっているな」と感じたら複数ページに分割するとGOODです。

おわりに

資料を作るというのは、それなりに経験を積んでもやはり大変なものです。

今回は資料を作るポイントについて書いてみましたが、一番重要なことは「どのように作ったら相手に読みやすいか」を考えることだと思います。

資料作成のテクニックを身に着けるだけでなく、読む相手のことを思い浮かべて作ると良い資料ができるのではないでしょうか。