【効率的な会議にする!】会議開催時に押さえておくべき4つのポイント

皆さんは会議は好きですか?

「好きだ!」と答える人はあまりいないのではないでしょうか。かく言う私も無駄な会議に参加することが多いのであまり好きではありません。


しかし全ての会議が無駄かと問われるとそんなことはありません。事前にきっちりと準備されテンポよく進む会議の場合は「仕事した~!」という達成感を感じることもあります。

でも残念ながら世の中には有益な会議よりも、参加者したほとんどの人が無駄だと感じる会議が多いですよね。


そこで今回は、会議を開く際に最低限押さえておくべきポイントについて挙げていきたいと思います。

本当に会議が必要なのか考える

会議にはたくさんの人が参加するので、それだけコストもかかります。なので「その会議は本当に必要なのか?」を考えるとGOODですね。


「何も決めない会議」というのは、そもそも会議を開催する必要がありません。決めることのない会議の典型的な例としては、状況報告するだけの定例会などですね。

よくある定例会の流れとしてはこんな感じでしょうか↓


 「Aチームからの報告です。~~~~」
 「次にBチームからの報告です。~~~~」
 「他に何かありますか?そういえばあれどうなったー?」

 ====== 良く分からない話を延々… ======

 「おっ!時間だ。じゃぁ終わろっか。」



問題報告に対して対策を検討・決定するのであれば会議としては有効ですが、報告だけであれば報告資料を回してもらえば十分ですね。

会議の目的を明確にする

目的の決まっていないとダラダラとした会議になりがちなので、まず会議の目的を明確にすると良いですね。

目的を明確すると聞くと難しそうですが、要は何が決まったら会議終了なのか?という事です。


目的を決めると、会議の趣旨からずれた話題になった場合に方向修正がし易くなります。例えば「その話は今回の目的とは違うので別途話し合いをしましょう」と言えますよね。

また目的を決めることで、目的が達成した時点で会議を終了することができます。多くの会議は目的がないからダラダラ続いてしまうんですね。

資料は事前に共有する

可能であれば会議で使用する資料は事前に共有しておくとGOODです。

資料を事前に配ることで下記のような良いことがあります。

  • 参加者が事前に資料を読んで理解しておくことができる
  • 参加者が事前に疑問点を挙げておくことができる
  • 参加者が会議への参加が必要かどうか判断できる

私自身の理解力が低いせいか、会議でいきなり資料を公開されても直ぐに把握することがなかなか難しかったりします(汗)私と同じような人は結構いると思うので、事前に資料を配布すると良いのではないでしょうか。

また私が会議を開く場合は、資料を事前に配布した上で「資料を確認して会議の参加を各自で判断してください」のような連絡をします。このよう連絡をすれば関係ない人が会議に参加することを防げますね

アクションは「誰が?」と「いつまでに?」を明確にする

会議では何かを決めるのですが、必ず「誰が」と「いつまでに」を決めないといけません。

この「誰が」と「いつまでに」を決めなかったことで、「誰もやらない」「いつまでもたっても終わらない」というようなことが起ってしまいます。過去に私も痛い目を見たことがあります。

会議にかけた時間を無駄にしないためにも、この2つを明確に決めておくとGOODですね。

おわりに

最近では無駄な会議の削減が叫ばれていますが、まだまだ多くの無駄な会議が開かれています。

会議は事前にしっかりと準備をして、参加者には有効な時間だったと思ってもらえるようにしたいですね。