【タスクを効率的に処理する!】タスクの特性を考えて優先順位をつける

前回の記事はタスクの管理方法(抜け漏れをなくす)の話でした。

しかし「タスクの抜け漏れをなくすこと = タスクを効率的に処理すること」ではありません。

そこで今回は「タスクを効率的に処理する」という視点で、私の経験から「こういう風に処理すると効率上がるよー」というものを挙げていきたいと思います。

優先順位を適切に設定する

管理ツールなどに登録されたタスクを上から順に処理していくだけでは効率を上げることは難しいです。

タスクを効率的に処理するためには、まず適切に優先順位を設定して、優先順位が高いものから進めると効果的です。

一般的には重要度や緊急度が高いものを優先度高に設定しがちですが、個人的には以下の視点で優先度を設定すると効率よくタスクが処理できると考えています。

他の人が関係するタスクは優先度高

まず他の人と一緒に進める必要のあるタスク誰かに確認しないと進められないタスク優先度高に設定します。

他の人と一緒に進める必要のあるタスクは、相手の状況や能力にかかる時間が左右されてしまう可能性があるので優先度高にします。

また誰かに確認しないと進められないタスクは、確認する内容によっては返答に時間がかかる場合があり、後回しにすると取り返しがつかなくなる可能性があるため優先度高で処理します。


ざっくり言ってしまえば「他の人が関わるタスク」は優先度高、「自分だけで完結するタスク」は優先度中 or 優先度低ということですね。

大きいタスクは優先度高だが…

規模の大きいタスクは当然ながら時間がかかるため、優先度高にして早めに着手する必要があります。

ですが、もしタスクが大きすぎる場合には小さいタスクに分解して優先度を振りなおすのがおすすめです。
※大きいタスクが存在する場合の問題点と、小さいタスクに分解する利点については後述します。

タスクは並列化して進める

タスクを進めていると自分の手を動かすことができない「待ち時間」が発生することがあります。このような「待ち時間」に他のタスクを進めることで、タスク処理の効率を上げることが可能になります

待ち時間の例としては以下のようなものが挙げられます。

  • 他メンバーの作業待ち
  • 質問メールの返答待ち
  • 大きなプログラムのビルド

1つのタスクに執着して待ち時間にボーっと過ごすのは時間の無駄になってしまうので、タスクは並列で進められれば効率化につながりそうですね。

タスクが大きい場合は分割する

1つのタスクが思っていたより作業量が多く、タスクがいつまでたっても終わらないということがあります。このようなタスクをそのまま進めると、何時間も費やしたのに「進捗なし」という状況になってしまいます。


もし時間のかかる大きなタスクが発生した場合は、そのタスクを複数の小タスクに分解すると良いです。小さなタスクにして処理をすることで「進捗なし」という状況を回避することができます。

またタスクを分割することにより、分割した小さなタスクを他のメンバーに割り振ることができるという利点もあります。

おわりに

もし「タスクが効率に進められていないなぁ~」という人は、一週間毎に仕事内容を振り返って分析するのがおすすめです。

必死になってタスクを処理している際には気づかないことでも、後で冷静に振り返ってみると「ここを改善すると良くなりそうだなぁ」という部分が見えてくることがあります。

このような見直しにより自分の仕事を改善していけば、徐々に仕事の効率も上がってくるのではないでしょうか。

効率化を目指してLet’s 改善!!