【目的を伝えて無駄な作業を回避!】仕事の依頼をする時は慎重に

会社で仕事をしていると、自分で対応することが難しいタスクを人にお願いすることがあると思います。しかし気を付けてお願いしないと、相手に無駄な時間を使わせてしまうこともあるので注意が必要です。

今回ピックアップする体験談は「仕事の依頼をする時は慎重にしましょう」というお話です。

プログラムのアップロードをお願いします

ある時、私の担当しているプロジェクトの営業さんから下記のような依頼がありました。

営業 Eさん
テスト用の社内サーバに最新プログラムをアップロードしてもらえないかな?

内容を見ても特に変な依頼ではなさそうです。

このような依頼が来た場合にどう対応しますか?営業さんから依頼された通りの内容で素直に作業をしますか?

依頼された事に対して素早く対応すれば、相手も喜ぶだろうし良い事のように思えます。


しかし相手の言った通りに作業するだけでは相手が満足する結果にならないかもしれません

その作業の目的は何ですか?

私がこの依頼を受けた時、まず「この作業を依頼してきた目的はなんだろう?」という疑問がわきました。なので依頼してきた営業さんに、以下のような内容を問い返してみました。

ちゃねこ
何でプログラムをアップロードする必要があるんですか?

そうしたら営業さんからはこのような返事が返ってきました。

営業 Eさん
来週東京で開かれる展示会でデモする予定なんだ

この内容からすると、営業さんは「展示会で見せる」という目的でサーバにアップロードしてほしいようです。しかし営業さんは知らないようですが、社内サーバって社外からアクセスできないんですよね。

なので営業さんの要望を満たすためには、外部からアクセスできる環境を用意して、その環境にプログラムをアップロードする必要があったんです。

つまり最初の営業さんからの依頼内容でそのまま作業していたら、営業さんの本来の目的は達成できなかったという事です。更に展示会で来場者にデモをすることができないという大問題に発展していたでしょう。

やりたくないわけじゃないんです

このように作業のみの依頼が来た場合は、その目的をかならず確認しておく必要があります。

私は誰かから作業だけの依頼に対しては必ず目的を確認するようにしています。そうしないと無駄な作業と無駄な時間が発生してしまう可能性がありますからね。


余談ですが、相手に対して「目的は何ですか?」って確認すると「やりたくないのかな?」と思われてしまうこともあるみたいです。

私としてはその作業の必要性と妥当性を確認したいだけなんですけどね。目的を伝えてくれれば、依頼された方法よりも更に良い方法を提案できることもありますし。

なので目的を聞くときは「~をする理由を聞かせていただいても良いですか?」のように、なるべく相手の気分を害しないよう気を付けて確認しています(笑)

おわりに

仕事の依頼時に無駄な作業をを発生させないための方法はいたって簡単です。

一つは依頼をする側は作業依頼と一緒に目的も伝えること。もう一つは、作業のみの依頼が来た場合に依頼された側が目的をきちんと確認することです。


情報の伝達ミスによる無駄を発生させないために、目的を意識して進めると良さそうですね。