【タスクの抜け漏れをなくす!】タスク管理は定期チェックが重要

プロジェクトが忙しくなってくるとタスクが大量に積みあがってしまうことがありますよね。そのような場合はタスク処理に抜け漏れが発生してしまうことがあります。

しかしタスク処理でミスをしてしまうと、リカバリを行うために必死になって焦ってしまい、更なるタスク処理のミスを発生させてしまう…というような悪循環を引き起こしてしまいます。

このような状況にならないためにも、タスクは適切に処理する必要があります。チームのメンバーにも迷惑が掛かけてしまいますしね。

というわけで今回はタスクの抜け漏れを発生させないために、私がタスク処理で注意しているポイントを紹介したいと思います。

使用する管理ツールは少なめに

まずタスク管理に使用するツールはできるだけ少くしています。使用するツールが増えれば増えるほど、確認作業が大変になってしまうからです。

ちなみに私が使用しているタスク管理ツールは以下の2つになります。

  • JIRA
  • 個人向けタスク管理アプリ

※JIRAとはアトラシアン社が開発したプロジェクト管理、課題管理、バグトラッキングを行うツールです。同じようなツールにRedmineなどがあります。

どのツールで、どのようなタスクを管理するか?

まず私の会社では各プロジェクトを管理するためにJIRAが全社的に導入されています。なのでJIRAには「プロジェクトに関連するタスク」を登録して管理しています。

しかしJIRAはプロジェクトの管理ツールのため、「プロジェクトに関連しないタスク」はJIRAでは管理できません。

そこで「プロジェクトに関連しないタスク」については、個人で個人向けタスク管理アプリをインストールして管理しています。
※ちなみに「プロジェクトに関連しないタスク」の例として、私の場合は「e-learning」「社内アンケート」などの付帯業務が挙げられます。


本来なら管理ツールは1つ(JIRA)だけが理想なのですが、このような理由により2つのツールを使用して管理しています。

タスクは定期的にチェック

タスクを管理する上で一番重要なのが、管理ツールに記載したタスクを定期的にチェックすることです。

管理ツールに記載してあったとしても、確認しなければ「抜け漏れ」や「期限切れ」が防げないので当然といえば当然ですね。

私の場合は朝・昼にアラームを設定し、確実にチェックするような仕組みにしてあります。「定期的に確認しよう!」と思っていても忘れてしまうので、こういった仕組みを設定しておくのはとても効果的です。

おわりに

今回紹介したようなタスク処理(特に定期チェックの部分)を行うことにより、仕事の抜け漏れなどはほとんど起こらなくなりました

ただし今回紹介したタスク処理方法は「私の環境に適したやり方」なので、私の行っている方法と全く同じやり方を実施するのは難しいかもしれません。JIRAのような課題管理ツールを導入していない職場もあるでしょうし。

なので実際のタスクの処理方法については、御自身の環境などを考慮した上で自分に合った方法を模索してみてはいかがでしょうか。