【連絡手段は適切に!】電話やメールは状況に応じて使い分ける

仕事で関係者へ連絡する場合に、電話やメールなど様々な連絡手段を使っていると思います。

一口に連絡手段といってもいろいろな特徴があり、各連絡手段を適切に使用しないとトラブルの元になることもあります。

今回は仕事で使う連絡手段について、私の失敗体験を合わせて書いていきたいと思います。

各連絡手段の特徴

最初にも書きましたが、仕事で利用されている主な連絡手段としては電話やメールなどがあります。
※最近ではチャットツールやTV会議なども使われますが、話を単純化するため電話とメールに絞って書いていきます。

これらのツールを状況に応じて適切に使い分けるには、各ツールの特徴(利点欠点)を把握しておく必要がありますよね。という事で、まずは電話とメールの利点と欠点を挙げてみます。

■電話の特徴

利点 情報をすぐに伝えることができる
その場で受け答えができるので正確に伝えらえる
欠点 情報が伝えられるのは一人だけ
履歴が残らない

■メールの特徴

利点 伝えた情報が履歴としてが残る
複数の人に情報を伝えることができる
欠点 いつ読まれるかわからない
正確に情報を伝えるための文章力が必要

どのように使い分けるか?

先ほど挙げた特徴を元に、各連絡手段の使うべき状況を考えてみます。


特定の人に対して緊急で伝えないといけない場合には電話を使用するのが良いです。

しかし電話の場合は「履歴として残らない」ので、「言った、言わない」のトラブルにならないように注意しましょう。特に社外の人とやり取りを行う場合には、大問題に発展する可能性があります。


逆に複数の人に急ぎでない情報を伝える場合にはメールを使うと良いですね。

しかしメールは正確な情報を伝えるように文章を工夫しないと、コミュニケーションミスにつながるので注意が必要です。


※メールで情報を伝えるテクニックについては、当ブログの過去記事をご覧ください。

私の失敗体験

ちなみに私も連絡手段では過去に手痛い経験をしています。

昔、システムの要件や仕様についてお客さんと確認していた時のことです。

その時の私はあまりメールを書くのが得意ではなく、お客さんとの連絡に電話ばかり使っていました。

電話って文章(メール)で伝えることに比べてすごい楽なんですよね。リアルタイムで受け答えしながら細かい内容までしっかり確認できますし。


しかしそのシステム導入中に、運悪く私自身がインフルエンザにかかってしまいました。

当然ながら私が休んでいる間も作業を止めることができないので、他のメンバーがサポートをしてくれることになりました。

ですが私が電話でお客さんと仕様のやり取りしていたため、私以外の誰も必要な情報を知りませんし、どこにも情報が残っていません。電話の欠点である「情報が伝えられるのは一人」「履歴が残らない」という欠点に、見事にはまってしまった訳ですね。

このためインフルエンザで高熱であるにも関わらず、自宅で電話とメールでの対応を余儀なくされたのでした。
※完全に自業自得です\(^o^)/

おわりに

今回紹介した私の失敗談のように、状況に応じた適切な連絡手段を用いないとトラブルを引き起こす可能性があります。

それぞれの連絡手段の長所・短所を把握して、適切な手段を選択して使うようにすると良いですね。